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En esencia, el TCO es una estimación financiera y un procedimiento que calcula todos los costes asociados a un activo. Los costes de adquisición se incluyen junto con todos los costes directos e indirectos a lo largo del ciclo de vida del activo: montaje, producción, almacén, distribución, administración, etc. Cuando se estima el TCO, se pueden identificar los factores de coste conocidos y los costes ocultos antes de tomar la decisión de invertir.
La historia del TCO
Se han registrado diferentes procedimientos de TCO en el siglo XX. Sin embargo, la comprensión actual del TCO se remonta a 1987, cuando la empresa consultora Gartner Group desarrolló y promovió el TCO para evaluar los costes de la infraestructura informática. En las décadas posteriores, el TCO ha sido aprobado y adoptado en todo el mundo.
Se han desarrollado muchos planes de producción, metodologías y herramientas de software diferentes para analizar el TCO en una variedad de contextos e industrias diferentes. Independientemente de la metodología o la aplicación, el objetivo del TCO es siempre comprender y reproducir los verdaderos costes de adquisición de un activo.
¿Dónde se puede aplicar el TCO?
El coste total de la propiedad es muy versátil. Puede utilizarse en muchos contextos diferentes en distintos sectores. Las empresas y los particulares pueden estimar el TCO de cualquier compra que realicen: desde una persona que compra un coche nuevo hasta una gran empresa que adquiere software para utilizarlo en todo el mundo.
Bossard se centra en el TCO cuando se aplica a las piezas C: tornillos, tuercas, arandelas y otras piezas pequeñas pero esenciales que se manipulan en grandes cantidades.
Beneficios tangibles del TCO
El TCO le ayuda a ahorrar tiempo y costes de mano de obra de las siguientes maneras
• Facilidad para comparar diferentes proveedores.
Con un sistema de evaluación de proveedores basado en el TCO, puede medir y evaluar el rendimiento de diferentes proveedores y decidir cuál es el más adecuado.
• Más fácil de identificar el potencial de optimización.
El TCO puede ayudarle a encontrar el potencial de optimización al mejorar la transparencia de la cadena de causas y efectos.
• Aumenta la comprensión de los costes en toda la empresa.
Desglosar los costes y compartir la información con los empleados les permite comprender la optimización de costes.
• Ayuda a decidir si fabricar o comprar.
Evaluar el coste total de la propiedad es esencial para tomar una decisión racional a la hora de decidir si se hace o se compra.
• Ayuda a definir la cantidad económica del pedido.
Los cálculos del TCO le proporcionan la base para la evaluación de la cantidad económica de pedido (EOQ), lo que le permite minimizar los costes totales del inventario.
Beneficios intangibles del TCO
El TCO aumenta la transparencia y la responsabilidad de la organización de las siguientes maneras
• Mejora la comunicación interna de la empresa.
Puede basar las decisiones en conjuntos de datos coherentes y en un razonamiento claro, reduciendo los conflictos y la confusión entre los empleados y la dirección.
• Refuerza el proceso de negociación.
Al negociar con los proveedores, puede respaldar su posición con los resultados de la evaluación del coste total de propiedad.
• Útil para el desarrollo de productos y las ventas
¿Está pensando en fabricar o vender? Adopte una perspectiva de TCO desde el punto de vista de los clientes potenciales para ver cuál es su posición entre la competencia.
Desglose del TCO: categorías de costes y elementos de coste
Existen dos niveles a la hora de calcular el TCO: las categorías de costes y los elementos de costes (también conocidos como inductores de costes). Dependiendo del caso, tendrá diferentes categorías de costes y elementos de costes y puede estructurar estos niveles de diferentes maneras. A continuación, se enumeran las categorías de costes más comunes, y la mayoría de los elementos de coste encajarán en una o varias de estas categorías.
Existen 6 categorías de costes para calcular el TCO, según Ellram y Siferd (1993):
Calidad
Contiene elementos de coste relativos tanto a la calidad del proveedor como a la del producto.
Gestión
Abarca los costes de adquisición, los costes de dirección y los costes de planificación.
Suministro
Consiste en los bienes recibidos, así como en las entregas de suministros defectuosos o retrasados.
Servicio
Contiene elementos de coste relacionados con la instalación, el mantenimiento y otros servicios
Comunicación
Abarca los costes de comunicación tanto internos como externos (proveedores).
Precio
El más sencillo de los 6, contiene gastos como la cantidad del pedido y la entrega.
Problemas de la aplicación del TCO
Aunque el TCO ofrece enormes beneficios en casi cualquier situación, hay problemas que pueden surgir durante su aplicación, especialmente si el concepto es ajeno a los miembros de su organización.
El principal problema surge cuando una empresa intenta copiar un modelo de TCO de otra empresa. Debido a los múltiples y complejos factores que intervienen en la evaluación del TCO, simplemente no es eficaz copiar un modelo de otra empresa. Por eso no incluimos aquí un modelo de muestra.
Hay otros problemas que pueden surgir al intentar introducir la TCO en una empresa. Hay que educar y formar a los empleados, puede ser necesario cambiar los procesos operativos internos y puede surgir un conflicto dentro de la cultura corporativa existente.
Si no hay suficientes fuentes de datos y sistemas que ayuden a determinar los elementos de coste, eso crea otro obstáculo para la implantación del TCO. Además, el tiempo que se necesita para completar la evaluación del coste total de propiedad también puede ser un problema.
A pesar de los problemas, creemos que el TCO es una parte importante del proceso de toma de decisiones y realización del plan de producción. Hay que esforzarse por mitigar los problemas asociados a la implantación del TCO para que su empresa pueda aprovechar sus ventajas.
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