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La actualidad de las empresas ha cambiado, y con ella la firma electrónica de documentos se ha posicionado como una de las herramientas indispensables para la optimización de los procesos empresariales. Esta solución garantiza a las empresas que la usen, numerosas ventajas a nivel económico, operativo y de sostenibilidad. ValidatedID se une a la propuesta integral creada por Quodem, que permite la custodia, gestión y firma digital de documentos legales. Esta colaboración convierte a Quodem en partner de VIDsigner y fortalece su oferta para llegar a más clientes, ofreciéndoles los mejores servicios de firma electrónica y proporcionando a las empresas el desarrollo de procesos más rápidos y seguros, que optimicen la experiencia de su cliente y, además, les ahorren costes.

Recientemente, ambas compañías celebraron un webinar especializado sobre firma electrónica para anunciar su colaboración: La respuesta electrónica adecuada a ti. Durante el evento, Justo Barco, Consultor de firma electrónica en Quodem y Oscar Acedos, Sales Manager en Validated ID, desgranaron para los asistentes todos los beneficios y aplicaciones de esta herramienta, y mostraron diferentes casos de uso. “La firma electrónica es una respuesta tecnológica sencilla que responde a una multitud de tareas complejas, optimizándolas y otorgando una garantía de seguridad y autenticidad del tratamiento de cualquier documentación. Validated ID nos ayuda a conseguirlo con VIDsigner”, explicó Barco.

• Una nueva realidad empresarial
El entorno empresarial ha evolucionado de tal modo que los servicios en remoto y digitales son, sin duda, la única respuesta para llevar a cabo las tareas diarias. De este modo, las empresas deben contar con las herramientas adecuadas que hagan posible este tipo de tareas, a través de la integración de soluciones como la firma electrónica. El lado positivo de este -en parte- forzoso salto a la digitalización de las compañías, es que mejora la productividad y el rendimiento, impulsa la innovación, reduce gastos y ofrece una significativa ventaja competitiva. Acelerar y simplificar la firma de documentos es parte imprescindible de esta transformación digital.

La custodia y firma digital de documentos con validez legal a través de sistemas electrónicos ahora es posible a través de una misma aplicación. Esta es la solución que Quodem quiere llevar a las empresas y que facilita la gestión y firma de diferentes documentos:

• Contratos de compra venta
• Consentimientos médicos
• Contratos laborales
• Voto electrónico
• Generación de códigos de acceso
• Acuses de recibo
• Certificados
• Custodia segura de documentos
• Contratos de adherencia
• Contratación de pólizas
• Aceptación de los términos de RGPD
• Firma de acuerdos con proveedores

Dentro de su propuesta Quodem ofrece, en primer lugar, un servicio de gestión documental que garantiza la seguridad de todos los archivos y, en segundo lugar, permite la firma electrónica de estos a través de dos tipologías: firma en remoto y firma biométrica presencial. En el caso de la firma en remoto, se realiza por medio de sistemas electrónicos desde cualquier lugar y en cualquier momento, con total validez legal. Por otro lado, el servicio de firma biométrica presencial captura la firma manuscrita desde cualquier dispositivo de pantalla táctil. Además, ambas firmas pueden complementarse para una obtener una doble verificación.

Sin duda, la firma en remoto es la más demandada, ya que fomenta la posibilidad del teletrabajo y, por tanto, es la que mejor se adapta a las necesidades actuales de las empresas y de sus empleados. La situación post pandemia ha acelerado la digitalización de muchos negocios, dada su utilidad y la sencillez de su integración, la gestión documental y firma electrónica de documentos, pueden identificarse como los cimientos sobre los que las empresas comiencen su transformación tecnológica.