En los años 70, Emérito Fernández daba vida a Juventud y Cultura, una organización que nació con mucha ilusión ofreciendo viajes a pequeños grupos de estudiantes para aprender idiomas en el extranjero, en concreto en Irlanda. Desde entonces, ha continuado creciendo y evolucionando, llegando hasta Canadá, Estados Unidos, Europa y Australia, ofreciendo una inmersión lingüística y cultural en los países de destino, bien sea en inglés como en otros idiomas, además de gestionar cursos de español en España para estudiantes extranjeros.
Debido a su gran expansión y adaptándose a las necesidades del mercado, vio necesaria la evolución digital en su empresa y el progreso en la comunicación, ya que se ha incrementado la competencia en el sector y los clientes cada vez valoran más los servicios que se les ofrece. La compañía necesitaba facilitar las inscripciones añadiendo la alternativa online, implementar la seguridad de los datos que archivan y organizar toda la gestión documental de los datos en base a la nueva normativa RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
Luis José Ferreiro Moreno, Director Ejecutivo de Juventud y Cultura afirma: “Gracias a nuestra experiencia, conocemos y podemos elegir las organizaciones internacionales con las que colaboramos para asegurar que el servicio que ofrecemos a los estudiantes sea todo un éxito. Nuestro equipo está formado tanto por la plantilla de 8-10 trabajadores que están en la oficina como por nuestros colaboradores internacionales. Somos una organización muy cercana al cliente e intentamos apoyar al estudiante y a los padres para cubrir sus necesidades y conseguir que su experiencia en otros países sea una gran experiencia positiva a todos los niveles”.
Hasta hace un tiempo, la tecnología se utilizaba de una forma tradicional, mucha información se manejaba en papel, mucho eran los datos provenientes de documentos físicos. Mucha de la información que almacenamos consiste en datos sensibles de estudiantes, gran parte menores de edad, por lo que la gestión de esta documentación constituía un punto crítico en la organización.
Actualmente, con el nuevo sistema implementado, WPH, disponemos de herramientas más eficientes y seguros para el manejo y gestión de dicha información. Luis José Ferreiro declara: “Somos una empresa que llevamos trabajando más de 50 años y se habían generado costumbres y hábitos que favorecían la acumulación de papel. Además, nuestro trabajo exige el uso del papel: inscripciones, documentaciones, impresos que rellenar y archivar, por lo que nos dimos cuenta de que necesitamos una plataforma para digitalizar todo ese papel y así reducir el consumo de papel en nuestras gestiones del día a día y nos permitiera una gestión documental eficiente”.
Para solventar esta situación, Juventud y Cultura decide apostar por la plataforma WorkplaceHub de Konica Minolta, con la intención de ir un paso por delante, y ofrecer a sus clientes el valor añadido de la tecnología dentro de su servicio. Esta solución les permite eliminar gran parte de la carga de papel, guardar los archivos con mayor seguridad y con mejor acceso, que hasta ahora no podían tener. Además, Juventud y Cultura vio la necesidad de centralizar las copias de seguridad de los datos que almacenan de los estudiantes.
“Gracias a la adquisición de WorkplaceHub de Konica Minolta, podemos almacenar documentos y archivos en formato digital sin tener que usar tanto papel, y protegiéndolos, además de despreocuparnos de la IT. Al tener los datos centralizados y bajo seguridad, no hay acceso de personas de fuera de la organización, y en ese sentido nos ha beneficiado”, afirma Luis José Ferreiro.
La implementación de la plataforma WorkplaceHub ha resultado muy sencilla ya que tras la prueba piloto de tres meses de duración, para ver cómo funcionaba, se han ido adaptando a la nueva plataforma y al servicio que les ofrece en cuanto a la IT de la oficina. Gracias al acceso a la herramienta desde cualquier lugar y en cualquier momento, ante cualquier necesidad se puede actuar de forma rápida sin tener que estar presente en la oficina, con un nivel de seguridad de acceso establecido por categorías en base a las necesidades y funciones de cada usuario.
“Decidimos apostar por Konica Minolta porque dispone de una tecnología innovadora en continua evolución y esto nos da total confianza. Llevamos trabajando con Konica Minolta desde hace más de treinta años, conocemos su profesionalidad, por lo que nos da tranquilidad seguir trabajando con ellos, e incorporar su innovadora plataforma de IT WPH. Además, Konica Minolta es una empresa con una amplia experiencia que ha demostrado una gran profesionalidad en su proceso de instalación, implementación y desarrollo de sus sistemas”, declara el Director Ejecutivo.
Adquirir WorkplaceHub, ha supuesto para Juventud y Cultura una apertura hacia nuevos horizontes que le permitirá atraer nuevos clientes, y fidelizarlos de forma online, haciendo posible una gran renovación que permite ver a la empresa desde un prisma diferente, transformando sus servicios en elementos exclusivos. “Implantar WorkplaceHub de Konica Minolta supone una apuesta para nosotros y nos ofrece importantes ventajas. Sin duda alguna, recomendaría esta solución a otras empresas para poder despreocuparse del sistema IT” afirma Emérito Fernández.
Con la mirada puesta en el futuro, Luis José afirma que “ahora los clientes valoran más los servicios que cubren sus necesidades y apuestan por los que más les convencen, antes elegíamos proveedor sin analizar a la competencia, ahora vamos con quién nos ofrezca mejores servicios y así evolucionar conjuntamente. En definitiva, buscamos un partner que nos acompañe en el camino”.
